Meerdere meldingen over hetzelfde probleem
Drie bewoners melden dezelfde kapotte straatlamp. Dat zijn drie meldingen, maar mogelijk één probleem. Hoe voorkom je dubbel werk en houd je iedere melder goed op de hoogte?
Eén probleem, meerdere bewoners
Bewoners weten niet altijd dat iemand anders het probleem al heeft gemeld. Ook kunnen zij andere informatie geven: de één noemt het nummer van de straatlamp, de ander voegt een foto toe. Zie een extra melding daarom ook als een mogelijke aanvulling.
Controleer of het echt hetzelfde probleem is
Vergelijk de locatie, het onderwerp, de beschrijving en het moment van melden. Twee kapotte lampen in dezelfde straat zijn niet automatisch hetzelfde probleem. Ook kan een probleem terugkomen nadat het is opgelost. Vraag bij twijfel extra uitleg, als de bewoner contactgegevens heeft achtergelaten.
Werk met één behandeldossier
Koppel meldingen over hetzelfde probleem aan één dossier in het zaaksysteem of Checkmaster. Bewaar per melding het eigen meldnummer, de oorspronkelijke informatie en de eventuele contactgegevens. Spreek af welk team het probleem oppakt. De koppeling van meerdere meldingen aan één behandeling is voor Hiermelden nog in ontwikkeling.
Laat de bewoner weten wat er gebeurt
Vertel een melder dat het probleem al bekend is en dat de nieuwe informatie is toegevoegd. Bijvoorbeeld: Bedankt voor je melding. We kennen dit probleem al. We hebben je foto toegevoegd aan de bestaande melding. Geef alle betrokken melders dezelfde informatie over de voortgang, als zij updates hebben gevraagd.
Help bewoners vóór het versturen
Hiermelden toont open meldingen op de kaart. Daarmee kan een bewoner zien of een probleem in de buurt al is gemeld. De openbare kaart toont beperkte informatie. Laat de bewoner daarom zelf bepalen of een nieuwe melding nodig is. Via de kaart kan een bewoner een bestaande melding bevestigen. Na het bevestigen kan die bewoner vrijwillig contactgegevens toevoegen en krijgt die een eigen persoonlijke statuspagina.
Maak onderscheid in je cijfers
Tel zowel het aantal ontvangen meldingen als het aantal verschillende problemen. Tien meldingen over één volle container betekenen iets anders dan tien volle containers. Veel meldingen kunnen wijzen op veel overlast, maar zijn op zichzelf geen volledige maat voor ernst of voorrang.
Beheer de behandeling in het aangesloten systeem
Het samenvoegen, toewijzen en afsluiten hoort in het zaaksysteem of Checkmaster. Hiermelden moet de informatie over de behandeling via een API ontvangen. Een API is een verbinding waarmee systemen gegevens uitwisselen. Zo hoeft een medewerker de voortgang niet op twee plekken bij te houden.