Aansluiten op een bestaand zaaksysteem
Hiermelden wordt de plek waar bewoners melden. De gemeente moet de behandeling kunnen doen in een systeem dat bij haar werkwijze past.
Wat is een zaaksysteem?
Een zaaksysteem helpt medewerkers om werk te volgen. Bij een melding bewaart het bijvoorbeeld de informatie, de verantwoordelijke medewerker, taken en de voortgang. Een dossier houdt de informatie bij elkaar. De werkafspraken bepalen hoe het probleem wordt behandeld.
Van melding naar behandeldossier
De beoogde koppeling stuurt de locatie, het onderwerp, de uitleg en een eventuele foto naar het behandelsysteem. Contactgegevens worden alleen meegestuurd als de bewoner die heeft toegevoegd voor contact over de melding. Status en uitleg over de afhandeling kunnen daarna terugkomen in Hiermelden.
Gratis integratie met Checkmaster
Voor Hiermelden ontwikkelen we een gratis integratie met Checkmaster voor zaakgericht werken. Deze koppeling komt vóór de livegang beschikbaar. Er zijn geen extra integratiekosten voor deze koppeling. Dat betekent niet dat een Hiermelden- of Checkmaster-abonnement gratis is. De integratie werkt nu nog niet.
Een ander systeem aansluiten
Gebruikt de gemeente al een ander meld- of zaaksysteem? Dan bekijken we welke koppeling mogelijk is. Hiervoor zijn afspraken nodig over gegevens, toegang en de vertaling van statussen. Beschikbaarheid en kosten worden vooraf besproken. Een koppeling met ieder systeem is nog niet toegezegd.
Samen de werkwijze afspreken
Voor de aansluiting spreken we af wie meldingen beoordeelt, waar de behandelstatus wordt bijgehouden en welke informatie bewoners krijgen. Ook testen we wat er gebeurt bij een storing of een melding die al bekend is. Zo voorkomen we dat medewerkers dezelfde melding in twee systemen moeten behandelen.